Privacyverklaring

Bij Vebego Foundation vinden we het belangrijk dat iedereen kan meedoen. Dat geldt ook voor hoe we omgaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. We leggen het zo duidelijk mogelijk uit, zonder juridische inhoud weg te laten.

1. Wie we zijn

Vebego Foundation is een initiatief van Vebego. Sinds 2005 ondersteunt Vebego Foundation collega’s en initiatieven die het verschil maken. Dat doen we door persoonlijke hulp te bieden, vrijwilligersinitiatieven van collega’s te ondersteunen en samen te werken met partners die kinderen en jongeren helpen, in Nederland en daarbuiten.

Vebego Foundation

Onderdeel/initiatief van Vebego B.V., Cortenbach 1, 6367 GE Voerendaal

Website: www.vebegofoundation.com

Algemeen contact: info@vebegofoundation.com

Vebego Foundation is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van iedereen met wie wij samenwerken of contact hebben. Denk aan collega’s, vrijwilligers, ambassadeurs, deelnemers aan acties en evenementen, aanvragers van ondersteuning, partners, leveranciers, donateurs/sponsoren en websitebezoekers.

2. Hoe we omgaan met persoonsgegevens

Privacy vinden we belangrijk. Daarom werken we met een risk-based aanpak. Dat betekent dat we vooral kijken naar verwerkingen die het meest gevoelig, risicovol of omvangrijk zijn. Daar zorgen we voor extra bescherming.

Binnen Vebego Foundation kunnen persoonsgegevens extra gevoelig zijn, bijvoorbeeld wanneer iemand een persoonlijke hulpvraag stelt of informatie deelt over financiële of sociale omstandigheden. We behandelen die informatie vertrouwelijk en delen deze alleen wanneer dat noodzakelijk is, er een geldige grondslag is en passende afspraken zijn gemaakt.

Intern werken we continu aan bewustzijn: iedereen die namens Vebego Foundation met persoonsgegevens werkt, moet zorgvuldig omgaan met gegevens. We zoeken steeds de juiste balans tussen voldoen aan wet- en regelgeving, en een werkbare, veilige omgeving waarin we onze maatschappelijke activiteiten goed kunnen uitvoeren.

3. Welke persoonsgegevens we verwerken

Welke gegevens we verwerken, hangt af van de situatie. Het kan onder andere gaan om:

·       Voor- en achternaam

·       Adresgegevens

·       E-mailadres

·       Telefoonnummer

·       Functie, werkgever of Vebego-bedrijfsonderdeel

·       Gegevens over deelname aan activiteiten, evenementen, bouwreizen of vrijwilligersinitiatieven

·       Gegevens die nodig zijn om een aanvraag of hulpvraag te beoordelen

·       Betalings- of administratieve gegevens wanneer dit nodig is voor financiële afhandeling

·       Beeldmateriaal, zoals foto’s of video’s van activiteiten, alleen wanneer dit passend en toegestaan is

·       IP-adres en cookiegegevens bij websitebezoek

3.1 Gegevens van collega’s, vrijwilligers en ambassadeurs

Voor activiteiten en initiatieven van Vebego Foundation verwerken we gegevens die nodig zijn om deelname mogelijk te maken, contact te onderhouden en activiteiten veilig en zorgvuldig te organiseren. Denk aan gegevens voor inschrijving, planning, communicatie, begeleiding, evaluatie en administratieve afhandeling.

3.2 Gegevens bij persoonlijke hulpvragen

Wanneer iemand een persoonlijke hulpvraag stelt, verwerken we alleen gegevens die nodig zijn om de vraag te beoordelen, mee te denken over passende ondersteuning en de aanvraag te kunnen afhandelen. We vragen niet meer gegevens dan nodig is. Gevoelige informatie wordt extra zorgvuldig behandeld en alleen gedeeld met personen of partijen die deze informatie nodig hebben voor de beoordeling of uitvoering van de ondersteuning.

3.3 Gegevens van partners, leveranciers en andere zakelijke relaties

We verwerken gegevens van partners, leveranciers, sponsoren, organisaties en andere zakelijke contacten. Veel zakelijke gegevens vallen niet onder de AVG. Gegevens van contactpersonen, zoals naam, functie en contactgegevens, vallen daar wél onder. Met alle gegevens gaan we vertrouwelijk om.

3.4 Gegevens van websitebezoekers en geïnteresseerden

Via onze website kunnen we gegevens verwerken van bezoekers en mensen die meer informatie willen, zich aanmelden voor een initiatief of contact opnemen. Ook kunnen cookies en vergelijkbare technieken worden gebruikt. Meer hierover lees je onder “Cookies en websitebezoek”.

4. Waarom we persoonsgegevens verwerken (doeleinden)

We verwerken persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is. De belangrijkste doelen zijn:

4.1 Uitvoering van initiatieven, acties en evenementen

·       Organiseren van acties, evenementen, bouwreizen, bedrijfsbezoeken en vrijwilligersinitiatieven

·       Beheren van aanmeldingen en deelname

·       Communicatie vóór, tijdens en na een activiteit

·       Veilige en zorgvuldige uitvoering van activiteiten

·       Administratieve vastlegging en evaluatie

4.2 Persoonlijke ondersteuning en hulpvragen

·       In behandeling nemen van persoonlijke hulpvragen

·       Beoordelen welke ondersteuning passend is

·       Contact onderhouden over de aanvraag

·       Afstemmen met betrokken interne of externe partijen wanneer dat noodzakelijk is

·       Vastleggen van afhandeling, verantwoording en eventuele nazorg

4.3 Samenwerkingen en partnerschappen

·       Onderhouden van relaties met maatschappelijke partners

·       Samen uitvoeren van projecten voor kinderen en jongeren

·       Afstemmen over projectaanvragen, bijdragen en impact

·       Beheren van contactgegevens van contactpersonen bij partners, leveranciers en sponsoren

4.4 Communicatie, verhalen en nieuws

We kunnen persoonsgegevens gebruiken om te communiceren over Vebego Foundation, bijvoorbeeld via nieuwsberichten, verhalen, interne communicatie, social media of nieuwsbrieven. Beeldmateriaal of persoonlijke verhalen gebruiken we alleen wanneer dit passend is en daarvoor een geldige grondslag bestaat, zoals toestemming of een zorgvuldig afgewogen gerechtvaardigd belang.

4.5 Uitwisseling binnen de Vebego-groep

Gegevens kunnen we delen binnen de Vebego-groep, onder meer voor interne administratie, bedrijfsvoering, compliance, communicatie, ondersteuning van collega’s en optimalisering van onze maatschappelijke activiteiten. Dit gebeurt alleen met een geldige grondslag en met passende beveiligingsmaatregelen.

4.6 Verwerkers en sub-verwerkers

Voor sommige diensten schakelen we derden in, zoals ICT-dienstverleners, administratieve dienstverleners, communicatie- of evenementenplatforms en organisaties die helpen bij de uitvoering van projecten. Deze partijen kunnen persoonsgegevens verwerken. Daarom moeten zij, wanneer zij als verwerker optreden:

·       Een verwerkersovereenkomst tekenen

·       Passende beveiliging toepassen

·       Persoonsgegevens alleen verwerken volgens onze instructies

·       Voldoen aan een hoge privacy-standaard

4.7 Wettelijke grondslagen

Elke verwerking heeft een geldige grondslag, zoals:

·       Toestemming

·       Uitvoering van een overeenkomst

·       Wettelijke verplichting

·       Gerechtvaardigd belang

Valt een verwerking niet onder bovenstaande doeleinden? Dan doen we altijd eerst een toets.

5. Verstrekking van gegevens aan derden

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een activiteit, aanvraag, samenwerking of overeenkomst, of wanneer dit nodig is om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Met maatschappelijke partners delen we alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende project, de ondersteuning of de samenwerking. Bij persoonlijke hulpvragen delen we gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de beoordeling of uitvoering van de hulpvraag, of wanneer iemand daarvoor toestemming heeft gegeven.

Gegevens verstrekken we nooit voor commercieel gewin.

6. Informatiebeveiliging

Ons beveiligingsbeleid is afgestemd op ISO/IEC 27001:2022 en is gebaseerd op:

• Security First

• Zero Trust

• Defense in depth

• Veerkracht

• Mensgerichte beveiliging

• Gedeelde verantwoordelijkheid

• Dataminimalisatie

We beschermen gegevens met technische en organisatorische maatregelen, zoals:

• Wachtwoordbeheer

• Identiteits- en toegangsbeheer

• Incidentbeheer

• Beveiligingsbewustzijn

• Netwerk- en systeembeveiliging

• Beveiliging van fysieke locaties

7. Cookies en websitebezoek

Onze websites gebruiken:

·       Functionele cookies: deze zijn nodig om de website goed te laten werken.

·       Analytische cookies: hiermee krijgen we inzicht in hoe de website wordt gebruikt, zodat we onze dienstverlening kunnen verbeteren.

·       Marketing- en trackingcookies: deze volgen je surfgedrag op verschillende websites en zorgen voor gepersonaliseerde content en advertenties.

Bij je eerste bezoek aan onze website vragen we je om toestemming voor het plaatsen van marketing- en trackingcookies. Je kunt deze toestemming op elk moment aanpassen of intrekken via ‘reset cookies’ onderaan de webpagina. Daar vind je ook meer informatie over de verschillende cookies.

We werken samen met de volgende partijen die marketingcookies plaatsen:

·       Meta Platforms, Inc.

·       AppNexus

·       Google

·       HubSpot

·       Leadinfo

·       LinkedIn

·       YouTube[NW1] 

8. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan. Alle bewaartermijnen zijn vastgelegd in ons interne bewaarbeleid.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

·       Inzage te vragen in jouw persoonsgegevens

·       Rectificatie of verwijdering te vragen

·       Verwerking te beperken

·       Bezwaar te maken

·       Gegevens over te dragen (dataportabiliteit)

Hoe kun je een verzoek indienen?

·       Collega’s en betrokkenen bij Vebego Foundation: via info@vebegofoundation.com of via de eigen contactpersoon bij Vebego Foundation

·       Zakelijke relaties: via de eigen contactpersoon bij Vebego Foundation

·       Privacyvragen: via de Privacy Officer van Vebego

De Privacy Officer van Vebego reageert binnen één maand. Soms is extra informatie nodig, bijvoorbeeld om de identiteit te controleren.

Klachten melden

Je kunt een klacht indienen bij:

·       Je contactpersoon binnen Vebego Foundation

·       De Privacy Officer

·       De Autoriteit Persoonsgegevens

10. Contact

Heb je vragen of klachten over privacy? Dan helpen we je graag.

Nicky Waals

Privacy Officer Vebego

E-mail: nicky.waals@vebego.com

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer dat nodig is. Wijzigingen publiceren we op onze website en vervangen de eerdere versie. Laatst gewijzigd: 27-07-2026